- Jeder hat seine eigene Liste im Mailprogramm
- Mail, Fotos und Kontaktdaten jedes Mal neu zusammenstellen
- Niemand weiß, wer schon informiert wurde
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Medienarbeit
Der Bericht ist fertig. Die Presse hat ihn schon.
Ein Haken beim Veröffentlichen, und eure Aussendung geht an den Medienverteiler – mit Bericht, Fotos im Anhang, euren Kontaktdaten und dem Link auf die Website. So, wie Redaktionen es brauchen.
- Verteiler einmal angelegt
- Fotos hängen automatisch an
- Jede Aussendung protokolliert
Das Problem
Was nicht fertig aufbereitet ankommt, wird nicht gedruckt.
Redaktionen haben keine Zeit, aus einer knappen Mail eine Meldung zu bauen. Fehlen Fotos in brauchbarer Größe, ein Ansprechpartner oder der Link zur Quelle, landet die Aussendung im Papierkorb – egal wie gut der Einsatz war.
- Ein gepflegter Verteiler für die ganze Feuerwehr
- Bericht, Fotos und Kontakt fertig in einer Mail
- Ein Protokoll zeigt, was wann an wen ging
So funktioniert es
Einmal einrichten, dann ist es ein Haken.
Verteiler und Vorlagen legt ein Administrator einmal an. Danach entsteht die Aussendung aus dem Bericht, den ihr ohnehin geschrieben habt.
Nichts geht versehentlich hinaus
Vor dem Versand kommt eine Sicherheitsabfrage, und ihr seht vorher genau, an welche Gruppen die Mail geht.
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Verteiler anlegen
In der Webmaster-Verwaltung Kontaktgruppen erstellen – etwa „Regionale Medien“ und „TV-Sender“, mit je einer Adresse pro Zeile. Beliebig viele Gruppen sind möglich.
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Vorlagen hinterlegen
Unter „Einstellungen“ im Reiter „Presse-Aussendungen“ Absendername, Antwortadresse, Betreff und Mailtext einmal festlegen. Platzhalter ziehen sich später die Angaben aus dem Bericht.
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Aus dem Bericht versenden
Bericht speichern, in der „Teilen“-Ansicht auf „Neue Presseaussendung“, Gruppen ankreuzen, Text prüfen, senden. Fotos und Link hängen bereits dran.
Woher kommen die Empfängeradressen?
Aus euren eigenen Kontaktgruppen. Die legt ein Administrator einmal in der Webmaster-Verwaltung an – flurl bringt keine Presseliste mit und verkauft auch keine.
Können wir den Text vor dem Versand ändern?
Ja. Betreff und Mailtext sind aus euren Vorlagen und dem Bericht vorbefüllt, lassen sich aber in der Versandmaske frei überschreiben.
Was ist in der Mail drin?
Der Berichtstext, die Fotos als Anhang, eure Kontaktdaten als Absender und der Link auf den Bericht auf eurer Website. Genau das, was eine Redaktion zum Weiterverarbeiten braucht.
Sehen wir, was verschickt wurde?
Ja. Jede Aussendung wird protokolliert: wer sie wann an welche Gruppen mit welchem Inhalt gesendet hat. Ein Administrator sieht das Protokoll in der Webmaster-Verwaltung.
Können wir spontan jemanden dazunehmen?
Ja. In der Versandmaske gibt es ein Feld für weitere Adressen – für die eine Redaktion, die diesmal auch interessiert.
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