Presseaussendungen

Mit der Funktion für Presseaussendungen kannst du deine Berichte direkt aus flurl professionell an Medienvertreter versenden. Das spart Zeit, stellt eine einheitliche Kommunikation sicher und sorgt für einen professionellen Auftritt bei der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit.

Globale Vorlagen in den Einstellungen festlegen

Bevor du mit dem Versand startest, sollte ein Administrator ("Super-User") die globalen Vorlagen definieren. Diese dienen als Standard für alle zukünftigen Aussendungen und sparen dir später viel Arbeit beim Anpassen.

Diese Konfiguration findest du in der Webmaster-Verwaltung (www.deine-domain.at/typo3) im Modul "Einstellungen" unter dem Reiter "Presse-Aussendungen".

Dort können folgende Felder als Vorlage befüllt werden:

  • Absender-Name: Der Name, der bei Medienvertretern als Absender angezeigt wird (z.B. "Pressestelle Feuerwehr Musterstadt").
  • Antwort-an-Mail: Die E-Mail-Adresse, an die Antworten gesendet werden sollen.
  • Betreff: Eine Vorlage für den E-Mail-Betreff.
  • E-Mail-Text: Eine Vorlage für den eigentlichen Inhalt der E-Mail.

Platzhalter für automatisches Befüllen: Bei Betreff und E-Mail-Text können die folgenden Platzhalter verwendet werden. Sie werden beim Versand automatisch durch die Daten des jeweiligen Berichts ersetzt:

  • ###TITEL### - Titel des Berichts
  • ###BERICHT### - Text des Berichts
  • ###DATUM### - Datum und Uhrzeit des Berichts
  • ###LINK### - Link zum Bericht auf der Website
  • ###BEARBEITER_SIGNATUR### - E-Mail Signatur des Bearbeiters

Wichtiger Hinweis zur Signatur: Jeder Bearbeiter kann seine persönliche Signatur (z.B. Name, Funktion, Telefonnummer) im Modul "Benutzer" in seinem Profil hinterlegen. Diese wird dann mit dem Platzhalter ###BEARBEITER_SIGNATUR### automatisch in die E-Mail eingefügt.

Vorbereitung: Presseverteiler im Backend anlegen

Damit du Presseaussendungen versenden kannst, muss ein Administrator ("Super-User") zuerst die E-Mail-Verteiler (sogenannte Kontaktgruppen) im System anlegen. Diese Verwaltung findet in der Webmaster-Verwaltung (www.deine-domain.at/typo3) statt.

  1. Klicke im Menü "Presseaussendungen" auf "Neue Kontaktgruppe erstellen".
  2. Vergib einen klaren Titel (z.B. "Regionale Medien", "TV-Sender"). Dieser Titel erscheint später bei der Auswahl im Frontend.
  3. Füge die Empfänger-Adressen in das Textfeld ein. Wichtig: Trenne mehrere Adressen mit einem Komma, einem Strichpunkt oder einem Zeilenumbruch.
  4. Speichere die Gruppe. Es können beliebig viele Gruppen angelegt werden.

Presseaussendung versenden

Der Versand selbst ist ein einfacher, geführter Prozess direkt in der App, nachdem du einen Bericht fertiggestellt hast.

Versand starten

  • Wenn dein Bericht fertig ist, klicke auf den grünen Haken zum Speichern. Du landest automatisch in der "Teilen"-Ansicht.
  • Klicke auf den Button "Neue Presseaussendung", um die Versandmaske zu öffnen.

Empfänger und Inhalt festlegen

In der Versandmaske werden alle Details der E-Mail vorbereitet. Die Texte sind bereits aus deinen Vorlagen befüllt, können aber von dir angepasst werden.

  • Empfänger auswählen: Setze Haken bei den Kontaktgruppen, an die du senden möchtest. Du kannst auch spontan weitere Adressen in das Feld "Weitere E-Mail-Adressen hinzufügen" eintragen.
  • Inhalt anpassen: Der Betreff und der E-Mail-Text sind im besten Fall bereits mit den Infos aus deinem Bericht (Titel, Text, Link etc.) befüllt. Du kannst den Text hier für die Medien noch bearbeiten oder ergänzen.
  • Wähle aktiv die Bilder aus, die du an die Medien senden möchtest, indem du die jeweilige Checkbox anhakst. Standardmäßig ist kein Bild ausgewählt. Tipp: Achte auch auf die DPI!
  • Die ausgewählten Bilder werden automatisch in hoher Auflösung (1920px an der langen Kante) und ohne Wasserzeichen für den Versand vorbereitet.

Hinweis: Selbstverständlich können Berichte auch über das “Berichte”-Modul im Website Backend erstellt und versendet werden.

Senden und Bestätigen

Wenn alles passt, schließt du den Vorgang ab.

  • Klicke auf den Button mit dem Papierflieger um den Pressebericht zu senden.
  • Es erscheint eine Sicherheitsabfrage, um ein versehentliches Versenden zu verhindern. Bestätige mit "OK".
  • Nach dem erfolgreichen Versand wirst du zur "Teilen"-Ansicht zurückgeleitet und siehst eine Bestätigung, an welche Gruppen die Aussendung versendet wurde.

Versand nachverfolgen

Jede versendete Presseaussendung wird für eine lückenlose Nachvollziehbarkeit protokolliert.

  • Was wird gespeichert? Das System speichert, wer (wann welchen Bericht an welche Empfänger mit dem exakten Inhalt gesendet hat).
  • Wo finde ich das Protokoll? Ein Administrator kann das gesamte Versandprotokoll in der Webmaster-Ansicht (/typo3) unter "Presseaussenden" einsehen.
  • Wozu dient das? Das Protokoll sorgt für Transparenz und hilft dabei, die Medienarbeit im Team zu koordinieren.